messe-marketing

Sind Messen ein Stressfaktor?

#messestress #messe  #messestand #messetaktik #messevorbereitung #marketing

Es soll sie wirklich geben.
Die vollkommen entspannte Fachmesse.

Meist weicht die Realität jedoch leicht von diesem Idealbild ab.
Das Highlight der Marketingaktivitäten vieler mittelständischer Unternehmen bringt diese bis knapp unter oder über die Belastungsgrenze. Begriffe wie „Overkill“ und „Megastress“ sind dort an der Tagesordnung.

Auch wenn der nächste Messetermin auch ohne Wahrsagerin auf Jahre vorhersehbar ist, wird es in solchen Betrieben vor der Messe immer knapp.

Das geplante Highlight (das brandneue Produkt) wird nicht fertig. Der in der Broschüre genutzte Prototyp ähnelt dem neuen Produkt nicht mehr im Geringsten, gute Messehostessen sind aufgrund der Entscheidungsfreudigkeit der Geschäftsführung kaum noch zu bekommen. Die Broschüren werden von einem Kurierdienst noch am Vorabend der Messe in das zu spät bestellte zwei Sterne Hotel in der Pampa geliefert.

Der erste Messetag startet mit einer Gruppensport-Übung (Broschüren-Weitschleppen), den großen Monitor mit der eigens von der Sekretärin erstellten PPPP (Peinlichen Power Point Präsentation) bekommt erst mal niemand zum Laufen. Gut, dass die neue Auszubildende dabei ist. Sie kriegt das nach nur 45 Minuten Messebetrieb irgendwie hin.

Warum gegen 10 Uhr dann gleichzeitig 6 Kunden auftauchen kann niemand so recht beantworten. Da ist wohl irgendwas schiefgegangen. Die Beraterzahl eine Woche vor der Messe zu halbieren, war wohl doch nicht die beste Idee des Chefs.

So lernt die neue Auszubildende, die ja immerhin schon fast zwei Wochen im Betrieb ist schon mal etwas über das Thema Kundenzufriedenheit. Leider scheitert die Idee, die wartenden Kunden mit einem Kaffee zu vertrösten an der falschen Kapselgröße. Hätte man vielleicht doch nicht die Maschine aus dem Büro mitbringen sollen?

Fazit:
Bereits nach wenigen Stunden Messe sind alle gestresst, es gibt immer noch keinen Kaffee und zwei wichtige „A-Kunden“ sind verärgert abgedampft. Die Auszubildende will kündigen, die Fachberater versuchen die Stimmung bei den verärgerten Kunden an einer Hotelbar zu richten. Der Abend endet gegen 3 Uhr in der Früh. Das Spiel wiederholt sich so ähnlich auch an den nächsten Tagen.

Es wurden kaum Leads oder Aufträge generiert, die Mitarbeiter sind dem Burn-Out nahe, der Chef ist sauer weil die Messe nichts gebracht hat – die Auszubildende hat gekündigt.

Prävention ist alles

Wir wissen, dass diese Geschichte schon ein wenig sehr „überzogen“ ist.
Aber so ähnlich sieht leider oft der Alltag des Messeteams aus.  Eine stressige Vorbereitungsphase wird durch eine stressige Messephase getoppt!

Dabei ist es nicht schwer, die nächste Fachmesse angenehmer zu organisieren. Vier einfache Tipps erleichtern Ihnen dabei das Leben ungemein.

Und die sind zudem meist günstiger als die Wahrsagerin (m/w/d). 😉
Versprochen!

Tipp 1

Nach der Messe ist vor der Messe!

Der Satz kommt jedem Fußballfan sehr bekannt vor. Er gilt aber auch im Messebusiness. Starten Sie die Vorbereitung für die nächste Messe unmittelbar nach der Messe.

Rufen Sie Ihr Team zusammen. Sprechen Sie über die letzte Messe (auch über die Vorbereitung). Analysieren Sie und suchen Sie auf keinen Fall einen Sündenbock (m/w/d).

Starten Sie gleich mit den Vorbereitungen. Buchen Sie ein gutes Hotel (lieber ein paar Zimmer mehr – stornieren können sie immer noch), lassen Sie die Exponate reinigen und Einlagern und verteilen Sie Aufgaben. Legen Sie eine Timeline fest…

Tipp 2

Wählen Sie die richtige Strategie.

Die Viererkette ist eine beliebte Strategie beim Fußball. Wie sieht Ihr Plan für die Messe aus?

Entlasten Sie einzelne Positionen durch eine gerechte Aufgabenverteilung. Sprechen Sie mit allen gemeinsam über Ihre Ziele.

Oft ist es sinnvoll zum Beispiel die eigene Marketingabteilung durch externe Hilfe zu unterstützen.

Diese ist oft mit dem „normalen Geschäft“ schon mehr als genug ausgelastet. Temporäre Hilfe durch einen Profi (m/w/d) entlastet die Abteilung, sorgt für mehr Zufriedenheit und verhindert Fehlplanungen.

Tipp 3

Timeout statt Burnout.

Um bei der Analogie zum Ballsport zu bleiben. Würden Sie Ihre Spieler hintereinander an fünf Tagen für mehrere Spiele auf den Platz stellen? Sicher nicht.

Ein gut geplantes Besuchermanagement sorgt auf beiden Seiten für mehr Zufriedenheit.

Vereinbaren Sie mit Ihren Besuchern verbindliche Termine. Lassen Sie ausreichend Luft zwischen den Terminen und setzen Sie einen Ersatzmann (m/w/d) auf die Bank. Dieser kann sich um Interessenten kümmern, die unangemeldet erscheinen.

Planen Sie Auszubildende nicht fest mit ein. Geben Sie ihnen die Chance zu lernen und an Gesprächen teilzunehmen. Sie werden es Ihnen später danken.

Tipp 4

Der Trainingsplan.

Das Organisatorische ist nur ein wichtiger Faktor für das gelingen einer Messe. Ihr Personal ist jedoch der entschiedene Faktor für den Erfolg.

Deshalb sollten Sie Ihr Team coachen.
Oder denken Sie, Ihr Bundesligaverein geht ohne Training auf den Platz?

Motivierte, selbstsichere Mitarbeiter fühlen sich auf der Messe wohl. Durch ein gutes Coaching wird schnell aus dem „ich muss zur Messe“ ein „ich darf zur Messe“.

Und wem geben Ihre Kunden wohl lieber einen Auftrag?
Sicher nicht dem gestressten, schlecht gelaunt dreinblickenden Fachberater

Mehr erfahren…

Wir haben hier vier wertvolle Tipps aufgelistet. Als Planungsprofis für Events und Messen haben wir aber weit mehr gute Ideen und Vorgehensweisen für Sie parat. Sprechen Sie uns an, schreiben Sie uns oder fragen Sie die gut gelaunten Mitabeiter auf dem Nachbarstand wie es geht. Wir freuen uns auf Sie!

Georg M. Kamp

Autor:

Georg M. Kamp
arbeitet als creative Producer und ist für die Medienproduktion zuständig. Neben seiner konzeptionellen Arbeit (Storytelling) arbeitet er auch als DOP (director of photography).

spicy concepts

ist eine in Enneptal/NRW ansässige Event- und Medienagentur. Neben klassischen Agenturleistungen wie Web- und Grafikdesign liegt der Schwerpunkt vor allem auf der Produktion von Bewegtbildmedien. Dazu gehören Unternehmens- , Produkt- und Schulungsfilme sowie 3D-Animationen.

Ihre Anfrage: